Na segunda-feira (19), a Prefeitura de Rolândia lançou seu Sistema Eletrônico de Informações que substituirá em 100% a tramitação de formulários de papéis por formulário eletrônico. Através do Decreto nº 326, a Prefeitura instituiu o Programa “Rolândia Digital”, que regulamenta todo o processo de informações, em ambiente digital de gestão documental, seja para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança ou acesso a documentos e informações.
Segundo o secretário de Finanças, Marcos Gabriel, todo o processo de informação dentro da prefeitura municipal passou a ser eletrônico desde 14 de outubro. “Nesta semana, o Executivo também disponibilizou o mesmo processo para a população também realizar os protocolos de modo online”, enfatizou o secretário.
O novo sistema já tem usuários iniciais cadastrados, num total de 242 funcionários, 139 setores, 15 secretarias, controladoria interna e defesa civil. Os assuntos de protocolo atualmente utilizados já foram cadastrados e os atuais usuários do sistema de protocolo da Prefeitura também já estão sendo importados.
Documentos digitais
Nesta nova plataforma será gerenciada toda a tramitação de informações e documentos interno e externo. A tramitação interna, entre os setores, será realizada através de memorandos eletrônicos. A tramitação externa, entre a prefeitura e seu público externo (fornecedores, entidades, outras esferas de governo…) será realizada através de ofícios eletrônicos.
A população se comunicará com a prefeitura para assuntos de interesse individual, através de protocolo eletrônico; e, para assuntos de interesse coletivo, através de atendimento eletrônico. Deste modo, todos os documentos tramitarão dentro da Prefeitura de Rolândia de forma digital (eletrônica), assim, ao dar entrada em um processo na prefeitura, todos os documentos em papel serão digitalizados. E, os documentos gerados internamente não serão mais impressos, mas gerados em arquivo, tramitando eletronicamente.
Assinados digitalmente
O que antes era assinado fisicamente com caneta e papel agora passará a ser eletrônico e digital. Todos os processos gerados dentro da nova plataforma – memorandos, ofícios, processos administrativos – serão assinados digitalmente e, documentos gerados eletronicamente anexados ao sistema que, anteriormente eram assinados fisicamente passarão a ser assinados digitalmente, como notas de empenho, ordens de pagamento, pareceres. O decreto da “Flexibilização”, publicado na quarta (21), já foi dessa maneira.
Protocolos acompanhados eletronicamente
Todos os cidadãos que fizerem seus protocolos no novo sistema receberão um código através do qual poderão acompanhar a tramitação do seu requerimento. Os protocolos poderão ser realizados eletronicamente, sem a necessidade de estar presencialmente na prefeitura. E, informando uma conta de e-mail, o contato com o contribuinte também será realizado de forma eletrônica, com registro no sistema de todas as movimentações realizadas no processo do contribuinte.
A prefeitura, através de seu setor de protocolo, continuará recebendo os processos fisicamente, contudo, no ato do protocolo, os documentos serão digitalizados e anexados ao processo, com a devolução ao contribuinte do documento físico.
Sustentabilidade
De acordo com Marcos Gabriel, a prefeitura espera gerar uma grande economia com a implantação do novo sistema, uma vez que haverá a redução de impressão de documentos, o que se reflete também em um processo mais sustentável sem o uso de tanto papel.
“O que nós vamos reduzir de custo com a impressão de documentos e até mesmo o que vamos reduzir de custo no deslocamento de servidores, que antes precisavam levar e trazer documentos, será o valor utilizado para pagamento deste serviço digital. O sistema tem um valor por usuário cadastrado, se houver até 350 cadastrados o valor é de cerca de R$ 7 mil”, informou.
Além da economia, a agilidade na resolução de problemas e, redução da burocracia, a plataforma permitirá uma maior eficiência, levando os servidores públicos a resolverem um maior número de processos no mesmo espaço de tempo. Com isso, os contribuintes terão uma resposta mais rápida a suas demandas junto a Prefeitura.
A implantação do Sistema Eletrônico de Informações traz maior transparência aos atos públicos. Além dos instrumentos de transparência já disponíveis no site da Prefeitura, que atende a legislações federal e estadual, com o novo sistema, os processos em tramitação requerido pelo contribuinte, estarão disponíveis e, toda a movimentação de processo poderá ser visualizada.
Os processos protocolados até 18 de outubro, na plataforma de protocolo que está sendo substituída, ficarão disponíveis somente para consulta dos usuários que ainda tiverem processos em tramitação iniciado nesta plataforma. Porém, novos processos somente serão protocolados nesta nova plataforma.
Denúncias, reclamações e sugestões no Atendimento
Através desta plataforma que está disponível no site da prefeitura municipal também tem um recurso chamado “Atendimento” – basta clicar na aba “Protocolo – Acesse Aqui”. Segundo explicado pelo secretário, o protocolo é específico para fazer um pedido de questão individual, mas, se o usuário quiser, por exemplo, fazer alguma reclamação, sugestão, ou solicitação coletiva, será possível utilizar essa ferramenta.
“Neste ambiente digital, o usuário solicitar desde uma roçagem, uma denúncia, reclamação, até uma troca de lâmpada. A ferramenta servirá para que gradativamente possamos implantar um setor de ouvidoria dentro do município, pois, ela tem esta característica de fazer o papel de ouvidoria municipal”, pontuou o secretário Marcos Gabriel.
Essa ferramenta irá otimizar e facilitar para as denúncias ou reclamações chegarem até os secretários de cada pasta.
O novo recurso já está disponível e para acessá-lo basta entrar no site: www.rolandia.pr.gov.br. Depois, o usuário deverá buscar pela aba “Protocolo – Acesse Aqui”, à direita do site, clicar e solicitar o serviço que deseja.
